Télésecrétariat médical

Nous nous présentons en votre nom. Avec notre service de télésecrétariat médical, la relation est personnalisée, vos patients sont rassurés.

La fiche contact est créée. Elle comprend l’identité du correspondant et un éventuel commentaire le concernant (exemple VIP ou Confrère). Elle est maintenue à jour avec chaque appel.

Capa vous offre la possibilité de personnaliser votre message et musique d’attente.

Avec notre service de gestion de permanence téléphonique médicale, bénéficiez de la possibilité d’activer un renvoi d’appel inconditionnel, sur non réponse ou occupation, ou encore sur tranche horaire fixe.

Nous créons un agenda conforme à celui que vous utilisez et le modifions à votre demande.

Nous pouvons précisez le motif du rendez-vous : type d’examen, première consultation ou non, catégorie de rendez-vous…

Vous consultez ou modifiez votre agenda de votre côté sur tout support (PC, smartphone, tablette) en temps réel en toute liberté !

De votre côté :
Nous reconnaissons vos patients via leurs précédents appels. Sur vos indications, nous assurons un traitement personnalisé pour chacun d’eux (appels commerciaux, confrères…).

Côté correspondant :
Être connu et reconnu entretient une relation plus chaleureuse et plus professionnelle.

Vous avez le choix du mode de consultation des informations que nous enregistrons pour vous :

• soit sur notre serveur web 24h/24 avec un accès sécurisé (login, mot de passe) ;
• soit nous vous adressons un mail après chaque appel, une liste par fax, et pour les urgences médicales, par exemple, un SMS.

Chaque appel est tracé, le suivi garanti.

Nous conservons pendant 6 mois le détail de vos rendez-vous, pendant 2 mois le détail de vos messages.

La liste constituée de vos contacts reste active pendant toute la durée du contrat. Vous pouvez l’incrémenter et l’exploiter à loisir.

Vous disposez d’un accès continu sécurisé et confidentiel à votre dossier client via notre serveur.

L’application smartphone est gratuite et disponible sur l’Apple Store ou Google Play Store.

Nous avons mis en place un dispositif d’enregistrement des communications reçues par nos télésecrétaires (conservées 2 mois).

Il constitue un support de formation interne nous permettant de réécouter les appels pour en améliorer le déroulement.

Il nous permet aussi d’assurer un suivi qualité auprès de nos clients par les écoutes des enregistrements opérés en cas de réclamation par exemple.

La CNIL vous autorise à refuser ces enregistrements.

Vous avez investi dans un logiciel de gestion de cabinet médical ? Nous pouvons travailler sur votre application sous réserve des contraintes techniques nous y autorisant. Veuillez nous consulter pour plus d’informations.

Pour éviter les retards et oublis de rendez-vous, Capa vous propose de rappeler automatiquement tout ou partie de vos patients par email ou SMS, à votre convenance 24, 48 ou 72 h à l’avance.

La programmation est personnalisée en fonction des paramètres de vos rendez-vous, nouveau patient, type d’examen…

Votre agenda est complet. Nous établissons une liste d’attente de patients que nous rappelons en cas d’annulation de rendez-vous. Vous y avez également accès pour modifier les priorités.

Vous disposez sur votre ligne Capa, si vous le souhaitez, d’un message ou d’une musique d’attente ou de fermeture personnalisés.

Capa a développé pour vous un bel outil permettant à tout ou partie de vos patients de prendre directement leur rendez-vous par Internet.

Cet outil est évidemment synchronisé avec votre agenda. Les patients n’ont en visuel que les créneaux que vous rendez disponibles, les emails de confirmation sont personnalisables et leurs sont adressés systématiquement.

L’appel entrant reste une priorité chez Capa. Néanmoins nous pouvons, à votre demande, et selon l’urgence, annuler et reporter par exemple une journée de rendez-vous en contactant vos patients par téléphone.

Vous avez une information à communiquer à l’ensemble de vos patients (changement d’adresse ou modification du code d’accès de l’immeuble…) ? Nous nous chargeons pour vous de leur adresser un SMS pour les en informer.

Nous pouvons assurer pour vous une astreinte 24h/24 en extension d’horaires. Vous êtes rassurés, nous gérons vos urgences.

Vous avez un surcroît d’activité ? Votre assistante est absente ? Vous pouvez nous déléguer en toute confiance la saisie de vos courriers, expertises et autres comptes rendus.