Que vous soyez médecin généraliste, spécialiste ou chirurgien, cabinet de groupes ou établissement de santé votre mission est très prenante, vos patients sont exigeants.




Pourquoi ne pas vous libérer du téléphone ? 

  • Externalisation totale ou partielle de votre ligne, sur créneaux horaires choisis ou en débordement sur occupation ou non réponse de votre part, de manière occasionnelle ou régulière,
  • Capa s’adapte à votre métier, à vos pratiques, à vos correspondants et à votre organisation interne avec un service de grande qualité reconnu par l’Afnor (NF Service Relation Client).

Le Service « Première Ligne » constitue l’indispensable de l’accueil téléphonique. Notre valeur ajoutée ?

  • Un personnel spécifiquement formé au secrétariat médical, recruté pour leur esprit de service
  • Une amplitude horaire de 64 heures par semaine.
  • Nous ne mettons pas en attente vos correspondants pour prendre une autre ligne, l’appel est traité de bout en bout.

Nos clients nous font confiance et en parlent !

25 ans d’expérience métier dans l’accueil téléphonique médical, toutes spécialités confondues !

Notre service première ligne

Une réponse personnalisée

Nous nous présentons en votre nom. La relation est personnalisée, vos patients sont rassurés. 

La fiche contact est créée. Elle comprend l’identité du correspondant et un éventuel commentaire le concernant (exemple VIP ou Confrère). Elle est maintenue à jour avec chaque appel.

Capa vous offre la possibilité de personnaliser votre message et musique d’attente.

Optimisation de la gestion des flux d'appels

Possibilité de renvoi inconditionnel,
sur non réponse ou occupation,
ou encore sur tranche horaire fixe.

La gestion en temps réel de votre agenda

Nous créons un agenda conforme à celui que vous utilisez et le modifions à votre demande.

Nous pouvons précisez le motif du rendez-vous : type d’examen, première consultation ou non, catégorie de rendez-vous…

Vous consultez ou modifiez votre agenda de votre côté sur tout support (PC, smartphone, tablette) en temps réel en toute liberté !

Le filtrage et la mise en relation

De votre côté :
Nous reconnaissons vos patients via leurs précédents appels. Sur vos indications, nous assurons un traitement personnalisé pour chacun d'eux (appels commerciaux, confrères…).

Côté correspondant :
Être connu et reconnu entretient une relation plus chaleureuse et plus professionnelle

La transmission de vos messages et rendez-vous

Vous choisissez le mode de consultation des informations que nous enregistrons pour vous soit sur notre serveur web 24h/24, accès sécurisé (login, mot de passe), soit nous vous adressons un mail après chaque appel, une liste par fax, et pour les urgences par exemple un SMS.

L'historique des appels et l'archivage

Chaque appel est tracé, le suivi garanti.
Nous conservons pendant 6 mois le détail de vos rendez-vous, pendant 2 mois le détail de vos messages.
La liste constituée de vos contacts reste active pendant toute la durée du contrat.  Vous pouvez l’incrémenter et l'exploiter à loisir.

L'accès permanent à notre serveur

Vous disposez d'un accès continu sécurisé et confidentiel à votre dossier client via notre serveur.

L'application smartphone

L’application smartphone est gratuite et disponible sur l’Apple Store ou Google Play Store.

Enregistrement des communications

Nous avons mis en place un dispositif d'enregistrement des communications reçues par nos télésecrétaires (conservées 2 mois).
Il constitue un support de formation interne nous permettant de réécouter les appels pour en améliorer le déroulement.
Il nous permet aussi d'assurer un suivi qualité auprès de nos clients par les écoutes des enregistrements opérés en cas de réclamation par exemple.
La CNIL vous autorise à refuser ces enregistrements.

Nos services plus

Solutions pour cabinets de groupes et établissements de santé

Nous pouvons travailler sur votre application sous réserve des contraintes techniques nous y autorisant.
La gestion multi agendas avec personnalisée. 
Ces dossiers sont plus complexes. Veuillez nous consulter pour plus d’information.

Rappel de rendez-vous automatique

Pour éviter les retards et oublis de rendez-vous, Capa vous propose de rappeler automatiquement tout ou partie de vos patients par email ou sms, à votre convenance 24h, 48h ou 72h à l’avance.
La programmation est personnalisée en fonction des paramètres de vos rendez-vous, nouveau patient, type d’examen…

Gestion d'une liste d'attente

Votre agenda est complet. Nous établissons une liste d'attente de patients que nous rappelons en cas d'annulation de rendez-vous. Vous y avez également accès pour modifier les priorités.

 
Messages ou musiques d'attente personnalisés

Vous disposez si vous le souhaitez sur votre ligne Capa d’un message ou d’une musique d’attente ou de fermeture personnalisés.

RDV Web

Capa a développé pour vous un bel outil permettant à tout ou partie de vos patients de prendre directement leur  rendez-vous par internet (vous choisissez d’en donner l’accès ou pas) Il est évidemment synchronisé avec votre agenda.
Les patients n’ont en visuel que les créneaux que vous rendez disponibles, les emails de confirmation sont personnalisables et leurs sont adressés systématiquement. 

Appels sortants

L’appel entrant reste une priorité chez Capa. Néanmoins nous pouvons à votre demande et selon urgence annuler et reporter par exemple une journée de rendez-vous en contactant vos patients par téléphone.

Campagne SMS

Vous avez une information à communiquer à l’ensemble de vos patients (changement d’adresse ou modification du code d’accès de l’immeuble…), nous nous chargeons pour vous de leur adresser un SMS pour les en informer.

Astreinte H24

Nous pouvons assurer pour vous une astreinte 24h/24 en extension d’horaires. Vous êtes rassurés, nous gérons vos urgences.

Utilisation application client

Vous avez investi dans un logiciel de gestion de cabinet médical. Nous pouvons à distance travailler sur votre agenda en mode Web sous réserve des contraintes techniques nous y autorisant.

Nous consulter pour plus d’information.

Relais scrétariat

Vous avez un surcroît d'activité, votre assistante est absente, vous pouvez nous déléguer en toute confiance la saisie de vos courriers, expertises et autres comptes rendus.