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Télé-secrétariat pour entreprises et institutions

La qualité de votre relation client est primordiale

Nous proposons un service de télésecrétariat pour les entreprises et les institutions.

Nos télé-secrétaires pourront être mises à votre disposition :

  • de manière occasionnelle ou régulière ;
  • pour une externalisation totale ou partielle de votre standard.

Nous vous proposerons un numéro accueil (type numéro vert), un poste interne, un service sur créneaux horaires choisis… Capa s’adapte à votre métier, à vos pratiques, à votre organisation interne et à vos exigences professionnelles !

Service telesecretariat « Première Ligne » : l’indispensable de l’accueil téléphonique

Quelle est notre valeur ajoutée ?

  • Une certification qualité garante de notre professionnalisme (Afnor NF Service Relation Client).
  • Des secrétaires parlant anglais couramment présentent 64 heures par semaine.
  • Nous ne mettons jamais en attente vos correspondants pour prendre une autre ligne, l’appel est traité de bout en bout.

 

Une expertise métier basée sur 25 ans d’expérience !

Contactez-nous











Notre service première ligne

Une réponse personnalisée

Nous nous présentons toujours au nom de votre société. La relation est personnalisée, vos correspondants se sentent ainsi rassurés.

La fiche contact comprenant l’identité du correspondant est créée.

Optimisation de la gestion des flux d'appels

Capa offre la possibilité de renvoi inconditionnel : sur une non réponse ou occupation de votre part ; ou sur tranche horaire fixe (par exemple pendant le repas de midi).

Le filtrage

Vos correspondants sont identifiés : nous adaptons notre réponse à vos directives. Chaque appel bénéficie d’un traitement particulier.

La mise en relation suivant votre organigramme

Nous prenons en compte la complexité de votre organisation en adressant vos correspondants au bon interlocuteur en fonction de votre organigramme. Nous assurons la mise à jour de la base de données.

La transmission des informations collectées

Vous pouvez bien sûr choisir le mode de réception de vos messages (email, SMS éventuellement pour les urgences) dans un format sécurisé.

L'accès permanent à notre serveur

Vous disposez d’un accès continu sécurisé et confidentiel à votre dossier client via notre serveur Web.

L'accueil téléphonique bilingue anglais

Nous mettons à la disposition de vos correspondants un accueil professionnel bilingue anglais.

L'historique des appels et l'archivage

Durant 2 mois, nous conserverons le détail des messages enregistrés. Chaque appel est tracé, le suivi est garanti ! La liste constituée de vos contacts reste active pendant toute la durée du contrat.  Vous pourrez l’exploiter quand vous le souhaitez.

Nos services plus

Messages ou musiques d'attente personnalisés

Capa vous permet de choisir le message et la musique d’attente.

Appels sortants

Nous effectuons des campagnes d’appels sortants en répondant à votre besoin et en s’adaptant aux évolutions de vos demandes. Nous pouvons, entre autres, réaliser une enquête de qualité, relancer un client, demander la confirmation de présence suite à une invitation…

Synopsis d'appel

Nous définirons ensemble le scénario adapté à votre besoin. Nous concevons l’outil qui guidera notre équipe. Suite à vos indications, ce synopsis d’appels pourra être amener à changer.

Notre flexibilité est une des composantes de notre réactivité.

Astreinte H24 - Hotline - SAV

Dans votre métier, faire face est indispensable, les risques professionnels peuvent être lourds de conséquence !

Nous pouvons assurer pour vous une astreinte 24h/24. Vous êtes rassurés, nous gérons vos urgences. Nous faisons face pour vous : Hotline, SAV, situation de crise, rappel de techniciens…

Notre équipe vous soutient dans l’urgence !

Utilisation application client distance

Vous disposez d’un logiciel métier ? Alors nous pourrons l’utiliser à distance pour travailler sur votre agenda via Internet, sous réserves de contraintes techniques.

Nous consulter pour plus d’informations.

Téléchargez la version PDF imprimable de nos services

Notre vocation première est de nous adapter à chacun d’entre vous. Une attente spécifique ?
Contactez-nous : 04 42 938 938